PENULISAN SURAT RESMI

Menurut Marjo (1985:15) menyatakan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tulis, berasal dari salah satu pihak lain untuk menyampaikan pesan dan warta. Sebagai alat komunikasi tulis surat sangat berperan aktif dalam kehidupan masyarakat sehari-hari.

Sedangkan menurut Kosasih (2003:11) surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga lainnya. Berbagai maksud dan kepentingan dapat disampaikan melalui surat.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tulis di atas selembar kertas antara seseorang atau lembaga dan sangat berperan aktif dalam kehidupan masyarakat sehari-hari.

Berdasarkan isinya (Kosasih, 2003:11) surat dapat berupa undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat keterangan, surat edaran, surat pernyataan, dan sebagainya.

Macam-Macam Surat Resmi

Surat memiliki fungsi penting diantaranya :

v Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau
permohonan, dan buah pikiran atau gagasan.

v Bukti tertulis

v Alat untuk mengingat (arsip)

v Bukti Historis (Mandat, SK, Rekomendasi, dsb)

v Pedoman kerja (SK, SP)

1.    Berdasarkan Bentuk Dan Tujuannya

Berdasarkan bentuk dan tujuannya secara umum, surat dibedakan atas :

a.    Surat pribadi

b.    Surat resmi/dinas

Surat resmi adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang/lembaga atau instansi lainnya. Berdasarkan isi dan kepentingannya, surat resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

v  dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, baik milik pemerintah maupun swasta;

v  berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan dan keorganisasian;

v  disusun dengan ragam resmi.

c.    Surat niaga/perdagangan

2.    Menurut jenisnya

Menurut jenisnya surat dibedakan menjadi:

a.    Surat Pribadi, yaitu surat yang ditulis untuk kepentingan pribadi, bukan untuk lembaga atau organisasi. Surat pribadi merupakan surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.

Surat pribadi dibedakan menjadi dua jenis yaitu:

1)   Surat pribadi kekeluargaan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada anggota keluarga, sanak famili, sahabat, kenalan, dan sebagainya.

2)   Surat pribadi kedinasan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada
pengurus organisasi, pimpinan instansi, jawatan, perusahaan, dan sebagainya karena ada hubungannya dengan tugas atau pekerjaannya.

b.    Surat dinas, yaitu surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut masalah lembaga, organisasi, instansi, dan sebagainya. Surat dinas dibedakan menjadi dua jenis:

1)   Surat dinas pemerintah, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga atau instansi pemerintah.

2)   Surat dinas swasta, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga swasta.

v Surat dinas organisasi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau perkumpulan atau perhimpunan tertentu, yang biasanya banyak berhubungan dengan dunia sosial.

v Surat dinas niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak swasta yang berisi tentang perniagaan untuk perolehan suatu keuntungan materi.

3.      Menurut sifatnya

menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a.    surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yang dituju.

b.    surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

c.    surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.

4.      Berdaraskan banyaknya sasaran,

Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5.      Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya,

berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

6.      berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul,

berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram, teleks atau faksimile, serta memo dan nota.

7.      berdasarkan ruang lingkup sasarannya,

berdasarkan ruang lingkup sasarannya surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.

8.      menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a.    surat pemberitahuan

b.    surat keputusan.

c.    surta perintah.

d.   surat permintaan

e.    surat panggilan

f.     surat peringatan

g.    suirat perjanjian

h.    surat laporan

i.      surat pengantar

j.      surat penawaran

k.    surat pemesanan

l.      surat undangan dan

m.  surat lamaran pekerjaan.

2.1 Tata Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

1.      Kepala Surat

Menurut Kosasih (2003: 21) sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:

v Nama instansi atau lembaga;

v Lambang atau logo instansi atau lembaga;

v Alamat;

v Kode surat;

v Nomor telepon; nomor faximile;

v Kode Pos.

2.      Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Contoh penulisan tanggal surat adalah :

v Tarakan, 20 Januari 2009

v 28 Februari 2009

3.      Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna untuk :

v Memudahkan pengaturannya sebagai arsip;

v Memudahkan penunjukkan pada waktu mengadakan hubungan surat
menyurat;

v Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan;

v Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau
mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifat jenis surat untuk
penyimpanan;

v Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun).

4.      Lampiran

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah :

v  Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang
disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat;

v  Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.

v  Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan
dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena
dokumen tersebut sudah tersedia.

5.      Hal atau Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karangan biasa, yakni:

v Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.

v Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.

v Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.

Contoh :

Hal : Undangan Rapat Komite

Hal : Jadwal Ujian Sekolah

Hal berguna untuk:

v Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan
dipermasalahkan dalan surat;

v Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara
singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.
/ Alamat Surat

6.      Penulisan Alamat pada Surat

Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut:

a.   Alamat Luar pada Sampul

Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut:

  • Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth ;
  • Huruf awal pada singkatan Yth.di rulis dengan huruf kapital;
  • Penulisan alamat didahului kata kepada;
  • Akhir singkatan yang terhormat menggunakan tanda titik (Yth.)

Contoh :

Kepada

Yth. Direktur Tarakan Televisi

Jalan Jenderal Sudirman

Tarakan

b.  Alamat dalam pada Surat

Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk pada penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut:

v Tidak didahului kata Kepada;

v Menggunakan kata Yth;

v Menggunakan unit kerja;

v Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh :

Yth. Lurah

Kelurahan Karang Balik Jalan Karang Balik, Tarakan Kalimantan Timur 77111 G

Cap Surat atau Stempel Surat

Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.

7.      Salam Pembuka

Salam Pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis.

Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (jangan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum W.W. di pakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

Catatan :

o   Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat menyurat Amerika, dibelakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca dibelakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.

o   Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan kedalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

8.      Isi Surat

Isi Surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu ;

a)      Pembukaan

Pembukaan digunakan untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.

o  Untuk membalas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya :

Membalas (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2009 No. 150/DBSI.2009, Dengan ini kami beri tahukan bahwa……..

o  Untuk Surat-surat yang berisi suatu pemberi tahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka sebagai berikut :

Dengan ini kami beri tahukan bahwa……

o  Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka sebagai berikut :

Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 juli 2009, dengan ini diberitahukan bahwa……..

o  Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka :

Dalam rangkamemperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2009, UIN Malang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut……..

b)        Isi surat yang Sesungguhnya

Isi Surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.

o  Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan,ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.

o  Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.

o  Tuliskanlah maksud surat itu dealam alinea-alinea yang jelas.

o  Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.

o  Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.

o  Sedapat – dapatnya menggunakan kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Insonesia

o  Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.

o  Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpu-tumpuk, dan

o  Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul.

9.      Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Berikut ini diberikan contoh penutup surat sesuai dengan isinya :

a.       Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kali8mat penutup :

o   Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih

o   Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih

o   Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih

b.      Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup sebagai berikut :

o   Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih

c.       Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka :

o   Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.

d.      Untuk menyakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup :

o   Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

o   Sambil menanti penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

10.  Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pemerintahan menyebutkan:

o   Nama jabatan (Rektor, Pembantu Rektor, Dekan, dan sebagainya),

o   Tanda tangan,

o   Nama terang, dan

o   Nomor Induk Penduduk (NIP).

11.  Tembusan

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri.

Contoh:

Tembusan kepada:

1. Camat Tarakan Barat

2. Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat

2.2 Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).

v Bahasa Baku

Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilajimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.

v Bahasa Efektif

Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

1.    Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai kata-kata yang biasa dan lazim.

2.      Ringkas

Kalimat yang ringkas  umumnya lebih tegas dan mudah dipahami; sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.

3.      Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak menimbulkan salah paham.

4.      Sopan

Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut :

  • Menggunakan kata-kata yang sopan/halus;
  • Menggunakan kata sapaan atau kata ganti; dan
  • Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).

5.      Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat- menyurat resmi dapat digunakan:

  • Kalimat bervariasi;
  • Paragraf Induktif; dan
  • Gaya bahasa.

DAFTAR PUSTAKA

http://zulmasri.wordpress.com/

Soedjito, dan TW. Solchan. 1987. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.

Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

« »